Echt elektronisch factureren met Factuurportal

De e-facturatie markt bestaat uit een groot aantal aanbieders van oplossingen om het proces van factuurverwerking te digitaliseren. Uit eigen ervaring blijkt echter dat het gros van deze oplossingen veel (technische) kennis vereist en bovendien een hoge impact heeft op uw bedrijfsvoering, denk hierbij bijvoorbeeld aan de complete systemen die geïmplementeerd moeten worden om XML- en UBL-facturen elektronisch te kunnen ontvangen en verwerken. En dan hebben we het nog niet eens over de hoge kosten die dergelijke oplossingen met zich meebrengen.

Factuurportal is anders! Met Factuurportal bent u verzekerd van:

  • Volautomatische verwerking van inkomende facturen
  • 100% correcte verwerking van PDF- én UBL-facturen
  • Automatische validatie op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen
  • Automatische notificatie naar leveranciers met status van de factuur
  • Wegnemen van handmatige handelingen
  • Wegnemen van visuele controles
  • Nooit meer uitval
  • Alle leveranciers doen gemakkelijk en gratis mee!

Harry van der Aar over Factuurportal

Er kwamen jaarlijks zo’n 25.000 papieren facturen binnen. De verwerking daarvan kostte veel tijd en geld: de inkomende facturen gingen dagelijks via de interne post naar de juiste afdeling en externe locaties, werden daar bekeken door de betrokken ambtenaar, ingevoerd in het financiële systeem en voor goedkeuring beschikbaar gesteld. Dit systeem bleek inefficiënt en leidde tot het regelmatig te laat betalen van de facturen.

Wij hebben gelijk gekozen voor de volledige aanpak van inkoop tot betaling door middel van Factuurtotaal, een combinatie van Factuurportal en het inkooppakket van 20/20 vision.

De gemeente wordt nu gezien als een betrouwbare zakenpartner en Factuurtotaal zorgt voor een efficiënter verloop van de financiële administratie, bovendien is er nu ook afstemming in het inkoop- en betalingsproces.

Met Factuurportal krijgt de leverancier automatisch feedback bij een onvolledig ingestuurde factuur; dit betekent een stop van incorrecte facturen bij de voordeur. De voordelen resulteren in een verlaging van de betalingstermijn van 58 naar 24 dagen.

Harry van der Aar is Teammanager Financiën bij gemeente Purmerend.

Stef van Dielen over Factuurportal

De gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Daarnaast hadden wij als organisatie ook doelstellingen. Inkomende facturen moesten sneller verwerkt worden, er moest een kwaliteitsslag gemaakt worden, het aantal menselijke handelingen moest teruggedrongen worden en de factuurverwerking moest duurzamer.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van de gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussenkomen van handmatige handelingen.

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van de Gemeente Eindhoven.


Al uw leveranciers doen gemakkelijk mee

Factuurportal is anders, onze e-facturatie oplossing is ontwikkeld vanuit de gedachte dat ALLE leveranciers gemakkelijk en gratis mee moeten kunnen doen. Daarom bieden wij volautomatische en 100% correcte verwerking van PDF- én UBL-facturen. Zo kunnen de grote leveranciers gemakkelijk UBL-facturen aanleveren, terwijl de kleinere leveranciers heel gemakkelijk de factuur opslaan als PDF en per e-mail aanleveren. Zo ontvangt u een optimale stroom elektronische facturen die binnen 5 minuten gevalideerd en al in uw financiële-, inkoop- of ERP-systeem terecht komen.


Wist u dat maar liefst 90% van de leveranciers graag een PDF-factuur stuurt indien hierom gevraagd wordt?


Volautomatisch en 100% correct

Factuurportal is uniek op de markt en haalt de gegevens uit de tekstlaag, in plaats van het welbekende scannen en herkennen. Doordat de gegevens uit de tekstlaag gehaald worden en automatisch door de oplossing gecontroleerd worden is er nooit meer sprake van uitval. Alle inkomende PDF- én UBL-facturen worden 100% correct verwerkt, zonder dat hier handmatige handelingen, correcties en visuele controles aan te pas komen.


Controle op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen

Naast de volautomatische verwerking controleert Factuurportal de inkomende facturen ook op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen. Hierdoor voldoen alle facturen die gevalideerd doorgezet worden naar uw financiële-, inkoop- of ERP-systeem aan alle eisen en bent u geen tijd meer kwijt aan correspondentie met uw leveranciers over foute facturen.


Automatische notificaties naar leveranciers

Zowel u als uw leveranciers profiteren van de voordelen die Factuurportal te bieden heeft. Zo ontvangen uw leveranciers automatisch een terugkoppeling indien ze een factuur insturen. Indien de factuur volledig is en alle benodigde informatie bevat, krijgt de leverancier een notificatie van Factuurportal dat de factuur verwerkt is en doorgezet is naar het systeem van zijn klant. Ontbreekt er echter informatie of is de factuur incorrect, dan krijgt de leverancier een terugkoppeling met daarin de ontbrekende of foutieve informatie en het verzoek om dit aan te passen alvorens de factuur opnieuw in te sturen.


Snel van start

Factuurportal is gemakkelijk te koppelen met uw huidige financiële-, inkoop- of ERP-systeem en heeft een zeer lage impact. Daarnaast zijn er geen aanpassingen benodigd aan uw ICT-infrastructuur. Doordat Factuurportal zo laagdrempelig is kunt u, net als Staedion, al binnen 5 weken aan de slag!


"Wij zijn sinds kort met Nexus Verus in zee gegaan om ons proces van factuurverwerking efficiënter te maken. De kennismaking en samenwerking met Nexus Verus is zonder meer prettig te noemen. Hoewel we de testfase net succesvol hebben afgerond, kan ik nu al zeggen dat samenwerken met Nexus Verus resultaatgericht, snel en flexibel is."

Edward Roos - Manager financiële administratie Staedion

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen?